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第六节 汇、报与汇报

原汁原味的东西。

    工作已经完成了一个阶段,如果总裁想知道一下工作进展,需要汇报。这种汇报关键是要说出下一步工作的计划和打算,因为亲身经历了,在这一点上比总裁更有经验,可以给总裁提示下一步的几个途径及每个途径的优缺点。不能只把前期的说完了,对下一步的工作毫无想法,应该多让上级做“选择题”,少让上级做“填空题”。

    当一项工作全部完成之后,要做一个总结性汇报,给总裁、也给自己一个交代。这种汇报要准备两个版本,一个版本是详细的文字汇报,一个版本是口头汇报的提纲,做到相互补充,各有侧重。文字版本可以详细地把完成的情况、主要的过程、碰到的问题、解决的方式、成功的经验及存在的问题表述清楚。其中,不要忽视总裁在整个工作中的支持、帮助及指导作用。口头汇报侧重于条块、结构及关键事件汇报。如果总裁感兴趣会看详细的文字版本,如果不感兴趣,也不会浪费总裁的时间。

    如果工作的进展与预先设计出现了重大的偏差,应该立即做好突发事件的汇报工作,制定应急预案,尽量减少损失。这种突发事件,可以不按照常规程序,直接给总裁打电话、发短信,或者约定时间见面汇报。突发事件往往都是一些棘手的事情,要少出难题,多出思路;少“将军”,多“担当”;少记流水账,多找到关键点。在汇报的过程中要同时做好补救工作,不能消极等待,把总裁当成消防队员,让总裁到处救火。

    梁玲不仅是以秘书、也是以异性的身份向总裁汇报工作,切记要做好事前预约,一般不要在路上、饭桌、家中汇报工作。避免在公开场合与总裁长时间地耳语汇报,更不要在汇报过程中挤眉弄眼,引起他人的误会。梁玲与总裁交往密切,总裁在她的面前自然比较随意一些,不要把这种随意理解为工作上可以放松要求,把汇报工作当成了聊天闲扯。一旦总裁对她有了不好的印象,她将很难在公司得到发展。秘书很容易得到上司的赏识,获得快速提拔;也很容易因为缺点的过度暴露,惨遭淘汰。