店日期及姓名的字母顺序排列。
归档时，文件可按以下类别进行：
1）今日到达。顾客在特定的日子到达和入住。
2）方案A——暂时订房或询问。此类订房不需要酒店去确认，这些订房可能会转变成取消或已订房但顾客不出现。
3）方案B——确认订房。此类订房是指顾客给出了实际上的订房承诺，并会抵达酒店。
4）完成订房。此类顾客停留和离开的资料保留，有助于未来的客房销售。
这些归档的文件资料通常是酒店取得重要资讯的渠道，更是酒店经营不可缺少的资料。
提醒您
订房人员必须对信件、备忘录、订房表或值班人员名单(含叙述订房资料)进行归档。如果要修改订房内容，订房人员必须正确、快速地改正记录。
(2)修改订房
顾客要求换房或取消订房是常有的事。在这种情况下，订房人员要及时对改正或取消的表格和最初预定的表格以及信件进行归档。同一时间，订房人员也应将房间可使用的显示图改正过来。如果有取消订房的状况，订房人员需记录各种不同细节，以保证已确定取消订房，并且要通知由谁负责处理取消订房。如果有任何不一致的状况发生，订房人员都要及时查出并改正错误。取消订房的记录，应包括以下内容：
1）最初的订房日期。
2）顾客姓名。
3）取消订房日期。
4）取消订房顾客的姓名。
5）取消的号码。
6）负责办理订房、取消订房的办事人员姓名以及已经取消的所有详细项目。
7.编辑订房表记录
酒店最后应把订房的过程做成记录，编成报表，并能从这些报表中的信息精确地了解和预知房间的出售状况，同时也可以利用这些信息来协助、策划明确的费用预算。
有效的管理报表记录，可以帮助酒店了解市场的需求。以下是一些常见的订房报表种类：
(1)预期到达和离开报表
此报表会显示出到达和离开的顾客名单。
(2)空房报表
此报表会显示出出售的客房数量和空房总数量。
(3)团队状态报表
此报表会显示团队到达的日期和离开酒店的日期，并注有团队数量和有无保证人。
(4)特殊要求报表
此报表显示出特别顾客、贵宾的一些特别要求。
(5)拒绝订房报表
此报表显示订房拒绝数目。
(6)收入预测报表
此报表可从未来的房间销售中预计出酒店收入的状况。
以上这些报表提供的管理资料和资讯，用于预测未来的住房率，对酒店预测未来的收入及市场销售有很大帮助。
第二节订房控制与预测
酒店客房与一般商品的特性不同，其商品总数是固定的，没有存货问题，如果当天不能销售，即损失一天的利润。为此，为了寻求最大利润，酒店必须做好客房销售与控制。