店因故无法如期住进(即取消)的情形发生。为避免遭受空房的损失，酒店依例只对支付订金者提供保证订房。但是由于顾客汇寄订金的情况不多，因此，大部分酒店会先向顾客说明房间保留到当天几点，如果这之前顾客未办理入住手续，酒店就将房间租给其他顾客(除非顾客事前先以电话予以确认)。顾客订房登记表上一般会注明顾客的到达时间或班机时间，酒店应将房间保留到该时间或该班机到达之后为止。
5.口头
采用此种方式者，通常为顾客在当地的友人或其本人(以现住客预订下次宿期者为最常见)。酒店对口头上的约定较难控制其准确性，所以在旺季时最好跟订房者当面表明，所订房间只保留到某一时间为止(必须事先再确认到达时间)，逾时即取消订房。
三、订房的种类
1.一般订房
订房组负责每日的房客订房作业，作业时间通常为上午7：00至晚间11：00。如有顾客在办公时间外打电话要订房，总机应将此类电话转至前厅人员代接订房。如前厅人员在忙碌中，总机也可代为订房，以缩短顾客的等候时间。
提醒您
酒店接受顾客订房时所需的基本资料包括：订房人姓名、联络电话、公司名称、抵达日期(时间)、停留期间(天数)、离开日期、要求的房间类型等。酒店一般仅保留订房到下午6：00(视酒店所在地决定是否提前)，否则订房人须提出保证(如预付订金等)。在顾客订房时，酒店应提醒顾客，如无法按时抵达酒店，必须事先通知酒店。
2.保证订房
该类订房应注明顾客抵达时间(如顾客说在下午6：00以后才能抵达)，且须预付第一天的房租作为保证。在此种状况下，不论顾客来否，酒店均应保留该房间，不得出售。换言之，在酒店客房供不应求或旅游旺季时，顾客为预防到达目的地后住不到房间，会在订房时先付保证金，以确保客房保留。
另外，酒店如接受超过可出租房间数以上的订房，导致无法为保证订房顾客提供住房时，酒店有义务安排顾客至附近其他同级以上的酒店住宿。顾客的房租、接送车费等一切费用均由酒店负担。
3.会议订房
(1)公司及团队直接向酒店订房
订房人员将团队进行分类编号，然后寄发确认信函给团队或顾客。订房组留存一份归档备查。
(2)会议团员订房
会议团员订房基本上仍依一般订房的程序办理，订房单则由订房团队提供给每位团员。订房单上应注明团队名称、开会日期，并由团员送至酒店，同时团员要写明自己的地址、姓名、抵达日期及离开日期等。
(3)订房确认
订房确认指订房人员在酒店有足够的房间可出售时，应寄发房间确认单给顾客。
(4)当日订房
当日订房指以电话、传真或电报确认订房(可由电脑查出当日空房情形)。