地，就必须请其先至酒店缴付订金，否则将把场地让给下一位想预约的顾客。假使顾客看中的宴会厅已被预订，营销人员要尝试说服顾客更改宴会日期。
3.提供各种价位的菜单
例行餐会、简单的宴席或是老顾客，通常只要一个电话便可将洽谈和预约两个步骤同时完成。但若是比较复杂或较为重要的宴会，则顾客可能会先将菜单拿回去研究、比较，然后再答复酒店。因此，许多酒店都会提供各种价位的菜单供顾客选择。决定菜单内容时，营销人员不但要了解顾客的预算和喜好，也要考虑季节、成本、酒店厨房器材设备以及服务技术等问题，不能随便将菜单开给顾客。而在考虑技术或厨房设备等前提下，有些宴会菜单可特别注明“本菜单适合50桌以下”或“本菜单适合100桌以下”，以确保宴会顺利进行。
4.注意事项
在订席簿上记录时，营销人员最好用铅笔书写，以便随时根据顾客需求加以更改。记录之后，营销人员再将所有的预约资料在电脑中进行保存。
提醒您
重复订位的问题往往在订席时最难处理。为防止重复订位的发生，在酒店的电脑设定中，任何一个单位都可以查看宴会厅目前的订席情形，但只有输入资料者持有密码和可更改其内容。
配备电脑订席系统后，酒店便可不再需要依赖手工的订席控制表来控制宴会的订席情况。但即使顾客资料可以全部输入电脑，其往来文件仍须建档保存备查，尤其是签约文件，须在宴会结束后取出，作为计价依据。所以，上述手工处理的文件的建档工作仍不容忽视。
三、确认及签订订席合同
预约时虽已经记下顾客的所有要求，但顾客日后却仍有可能改变主意，所以营销人员必须再将双方所同意的事项记录在合同上并请顾客签字，以保障顾客与酒店自身的权利。
如果顾客没时间亲自到酒店来签约手续，营销人员则可以通过书面、传真或邮寄的方式，将文件送交至顾客手中，请顾客在合同上签字，签妥后再传真或邮寄回酒店。
在签订合同时，酒店通常要求收取订席费用的10%作为订金。
【工具】
订席合约书范本
×××大酒店
国际宴会厅订席合约书
日期：年月日单号：
顾客名称/宴会名称：
宴会日期：电话：
公司地址：传真：
续表
会议场地：
时间：宴会场地：
时间：
场租：器材：
投影机台幻灯机台
电视机台录像机台
若要求使用特定厅房，依厅别限定最低消费额。消费额仅指餐费，不含饮料及10%服务费。
单枪投影机台屏幕台餐价+10%服务费（每桌/每位）
其他：饮料：□大宗酒席计价
□一般酒席计价
□陈年绍兴□乌龙茶□可乐