面【工具1】会议通知单），告知各个部门在该会议中应负责执行的工作。
会议通知单的内容包括契约书中的主要资料，以及各部门所需准备的物品和相关事项，如会议时间和相关事项、接洽人、特殊要求等。各部门接获会议通知单后，必须按照通知单上的要求执行工作。
五、再次确认
顾客有时候会对会议细节稍作修改，如参加人数的增减等。为适应这种临时变更，营销部门应该在会议举办前一周，再与顾客确认会议相关事项，将发生错误的可能性降至最低。
在以电话或传真的方式与顾客进行过确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照会议通知单所述进行；但若顾客对会议提出了任何变更，营销部门就必须马上以会议变更单（见下页【工具2】会议变更单）通知各相关部门。
会议变更单上须详细写明会议原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目，这样各部门即可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。
另外，使用变更单明确传达会议信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以有效避免了各部门互相推诿责任的现象。
【工具1】
会议通知单
填写人年月日
会议组织单位
会议时间人数
会议厅
贵宾厅厅号会议室其他
标准结算方式
续表
联系人联系电话
会议要求：
备注：
抄送：客房部、餐饮部、工程部、保安部、康乐中心、总经理办公室
营销部经理
【工具2】
会议变更单
填写人：年月日变更（）取消（）
会议名称
变更或取消原因
变更项目
会议组织单位人数
会议厅
贵宾厅厅号会议室其他
标准结算方式
联系人联系电话
顾客要求：
备注：
营销部经理
报：总经理、副总经理
送：总经理办公室、营销部、客房部、餐饮部、工程部、保安部、财务部、大堂经理、前厅、前厅收银。
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探究?思考
1.会议市场推销的要点是什么？
2.酒店价格通常是根据什么来决定的？
3.企业会议一般包括哪几种？
4.显性开支具体包括哪些内容？