酒店应充分利用本酒店或本地区的运动项目、文化活动、旅游景点、娱乐活动、商务活动、餐馆等来吸引或方便与会者。
2.满足会议消费需求
会议被公认为是酒店业中利润最丰厚的产品。与会者不仅要住宿用餐，而且还在娱乐、旅游和购买等方面有自己独特的消费需求特征。下面有关会议活动开支的介绍将有助于酒店营销经理对会议活动消费的了解。
(1)显性开支
显性开支是指较为明显的开支项目，具体为：
1）交通费用的正常开支。
2）视听设备的租赁费。
3）餐饮开支、宴会及鸡尾酒会开支。
4）广告宣传费。
5）会议室等场所租用布置费。
6）工作人员加班费、小费及其他服务费。
7）会议活动正常开支。
（2)隐性开支
1）管理费用，
如文具、邮资、电话费、信函的增加开支、旅行过程中的增加开支。
2）免费登记，会议邀请。
贵宾无需登记，无需支付食宿费和赠送礼品的费用。
3）偶然性开支。
大多数会议计划都会做10％左右的偶然性开支预算。
4）通货膨胀因素对开支的影响。
会议计划的时间越长，通货膨胀因素影响就越大，如车船、飞机等运输工具的涨价会影响到会议开支。
5）保险费用。
会议期间因时间和地区的不同对所需要保险的项目和保险金额要求不等。
(3)会议不同阶段的开支
1）会前各项准备工作费用。
① 管理费用：文具邮资、电话服务、办公设备(租金等)、速记服务等各项费用。
② 计划费用：组织者的筹备费用、计划费用。
③ 与会议相关的资料、简报等费用。
④ 宣传费用：资料打印服务、邮资与邮寄服务费用、文娱活动和旅行费用、公关费用等。
2)会议期间的各项费用。
① 管理费用：供应品(大会徽章、会议签到、会议纪念品以及会议小册子)、运输费用、贮藏费用、保卫、设备、保险、速记、职员旅费等费用。
② 会议活动费用：演讲者和与会者的费用、设备租金、场地租金、会议用品的购置费用、娱乐费用、餐饮费用、交通费用及其他服务费用。
3）会后各项费用。
管理费用：交通费用、运输费用、印刷费用(会议报告和总结)、报告准备费用、邮资、会议评估过程费用。
提醒您
对酒店来说，要尽可能与会议组织者协商，利用自己的专业人员来为会议活动服务，如会议宣传资料、文娱活动安排等。
(4)场地需求
由于经营会议的酒店客流量较大，不但有住店顾客，还有外来参加会议的顾客，因此，它的厅堂面积比同等普通酒店要大一倍左右，比度假酒店要大30%；餐厅和酒吧的容量又要比上述酒店大10%～50%；购物设施也要比市区、郊区或机场酒店大50%；